Elektronisk handel og dokumentudveksling:
EDI-anvendelsen i den private og offentlige sektor

af

Kim Viborg Andersen, Niels Bjørn-Andersen & Niels Christian Juul

Offenliggjort den 12. Maj 1998

English version

Abstract

Anvendelsen af elektronisk handel og dermed elektronisk dokumentudveksling er en kilde til at automatisere, informatisere og reorganisere arbejdsprocesser i egen og samarbejdspartnernes virksomheder.

I midten af 1990erne tog en række højt industrialiserede lande derfor initiativ til at øge anvendelsen af EDI mellem virksomheder samt mellem virksomheder og den offentlige sektor. Det gjaldt lande som USA, Sverige, Holland og ikke mindst Danmark.

I Danmark tiltrådte en række partnere handlingsplanen for elektronisk handel i 1996 – en plan, der blev kendt under betegnelsen EDI-handlingsplanen. Denne havde en stærk fokusering på at øge anvendelsen af de internationale EDIFACT-standarder i business-to-business transaktioner. Denne internationale standard blev opfattet som midlet, der kunne lette globaliseringen af dansk erhvervsliv og samtidig mindske de administrative byrder ("waste-work") internt i værdikæden samt ved kommunikation med den offentlige sektor.

Der er siden foretaget en række punktmålinger på omfanget af EDIFACT-spredningen i 1995, 1996 og 1997 af bl.a. Dansk Industri (1996) og Forskningsministeriet (1996, 1997). Disse målinger vidner om, at flere og flere virksomheder og offentlige organisationer udveksler data elektronisk fra computer til computer i.f.m. ordreafgivelse, fakturering, spedition, receptudstedelse, indrapportering m.v.

Punktmålingerne har imidlertidlig også vist, at en række virksomheder stadigvæk anvender egne standarder til udveksling af data med samarbejdspartnere – de såkaldte proprietære standarder. Endvidere har specielt medierne været meget optaget af, at transportmediet for udveksling af data ikke blot sker via egne datalinier og VANS-operatører (som fx. Dan Net A/S, IBM og Kommunedata), men også via TCP/IP protokoller på Internettet og på egne lukkede net, Extranet/Intranet.

I 1996 var EDI-løsninger nærmest synonymt med transport via egne datalinier eller VANS-operatører. Dataformatet var typisk proprietært på egne linier og EDIFACT-baseret via VANS. Disse løsninger var karakteriseret ved høj forsyningssikkerhed og beskyttelse af data. Siden har Internetteknologien haft sit gennembrud med: Internettet som transportvej, åbne client/server løsninger v.h.a. World Wide Web teknologi, e-mail standarder med dokumentvedhæftning, og anvendelsen af alle disse teknologier på såvel Internettet, som egne lukkede net mellem samarbejdspartnere. Disse alternativer åbner i dag op for nye og blandede EDI-løsninger, som i større eller mindre grad anvender EDIFACT-meddelelser eller eksisterende proprietære meddelelsesformater. Internetteknologierne muliggør endvidere EDI-løsninger, hvor det primært er den ene af de to parter i dataudvekslingen, der drager fordel af den fulde integration mellem dataudvekslingen og egen databehandling, samtidig med at den anden parts omkostninger ikke forøges nævneværdigt.

Der er principielt flere måder at kvantificere EDI-anvendelsen på i dag. For det første kan udvekslingen af data betragtes på dels transport niveau (typisk egne net, VANS eller Internettet) og dels på meddelelsesformatet (typisk egne formater eller EDIFACT baserede). For det andet er graden af integration mellem dataudvekslingen og databehandlingen, dels hos virksomheden, og dels hos virksomhedens samarbejdspartnere, en vigtig parameter. Dybden af denne integration varierer typisk i de to ender, når samarbejdspartnerne ikke har EDI direkte integreret med deres egne systemer. Denne løsning ses typisk ved anvendelse af formular-baseret EDI, hvor samarbejdspartnerne fx. anvender en Webbrowser, hvori en formular udfyldes/ajourføres og returneres elektronisk til virksomhedens systemer. I forhold til virksomhed-forbruger må denne form ses som første trin ved etablering af elektronisk handel, men også mellem samarbejdende virksomheder kan denne form anvendes.

En fuld klassifikation af EDI-anvendelsen i dag vil således inddrage mere end 12 kategorier, som i denne rapport er samlet til tre:

• Proprietære standarder, der medtager al EDI hvor meddelelserne aldrig findes som EDIFACT-meddelelser
• EDIFACT-baseret, der medtager al EDI, hvor meddelelsen undervejs findes som EDIFACT, dvs. også formular-baseret EDI, som konverteres til EDIFACT "på bagsiden"
• Browser-EDI, der beskriver den formular-baserede EDI som ikke er EDIFACT-baseret (og altså heller ikke bliver konverteret til EDIFACT "på bagsiden").

Dansk EDI-Råd igangsatte i starten af 1998 nærværende undersøgelse for at belyse eventuelle skift i anvendelsen af EDI i såvel omfang som transportmiddel. Undersøgelsens kommissorium omfatter endvidere en vurdering af anvendelsen af EDI i de kommende år. Undersøgelsen, der er udført i perioden januar 1998 til medio april 1998 har indsamlet data fra de syv mest betydende VANS-operatører, otte større private virksomheder & sammenslutninger, ti brancheforeninger, samt tretten offentlige organisationer. Der er desuden interviewet en række øvrige organisationer m.h.p. indhentning af baggrundsmateriale til denne rapport. Undersøgelsens hovedkonklusioner er:

1. Der er sket en stærk vækst i antallet af virksomheder, der kan sende og modtage EDIFACT-meddelelser. Analysen af antallet af brugere af EDIFACT-standarden i Danmark viser især en stigning i antal mindre virksomheder blandt de nye brugere af EDIFACT. Fra 1995 til 1996 var der således en stigning i det samlede antal virksomheder, der kunne sende/modtage EDIFACT-meddelelser på 26 procent, mens der fra 1996 til 1997 var en stigning på 31 procent. Blandt de mindre virksomheder var der tale om en stigning på 90 procent fra 1996 til 1997
2. Der er sendt flere EDIFACT-meddelelser via VANS både målt på antal og størrelse. For perioden 1995-1997 er EDIFACT-anvendelsen øget gennemsnitligt med ca. 45 procent årligt hvad angår antal meddelelser og med ca. 33 procent m.h.t. størrelsen af disse. Sammenlignes antal bytes via VANS i EDIFACT-format i december måned 1997 med januar måned 1995, er der en stigning på godt 82% i de tre år. Målt på antal meddelelser er der sendt 176 procent flere i december 1997 sammenlignet med januar 1995.
3. EDI-anvendelsen fremmes i første række af de tidlige led i forsyningskæden, af få brancher, og af de større virksomheder. Det er især sundhedsområdet, varedistribution og bankvæsen/finansiering, der tegner sig for den markante vækst i EDIFACT-trafikken over VANS. I varedistribution er det de store detailhandelskæder, der er længst med EDIFACT-anvendelsen, mens det indenfor industrien er større virksomheder som Mærsk, Lego, Grundfos og Danfoss, der har været drivkraften.
4. Det er i særlig grad ordreafgivelse og fakturaer, der sendes elektronisk mellem virksomhederne. Disse to dokumenttyper er dog ofte suppleret med en række andre dokumenter som ændring af ordre, leveringstidspunkt og betaling.
5. Der skal være et betydeligt volumen og periodisering samt aftalte formater i de enkelte forretningstransaktioner for at anvende EDIFACT meningsfuldt. I forbindelse med leverancer fra forsyningsvirksomheder til fx. offentlige organisationer er dette en afgørende barriere for spredning af EDIFACT-anvendelsen.
6. Virksomheder anvender aktuelt kun i meget begrænset omfang browser-EDI til business-to-business handel. Blot 5% af virksomhederne har anvendt Internettet til elektronisk handel, hvorimod godt 35% af virksomhederne anvender EDI via VANS eller proprietære (lukkede) kredsløb. Virksomhederne anser ikke forsyningssikkerheden og beskyttelsen af data for garanteret på Internettet endnu.
7. Browser-EDI, der kan betegnes som en relativ billig integration af yderpunkterne i værdikæderne, spås en forsat fremgang med store fordele for den ende af kommunikationen, hvor EDI-, evt. EDIFACT-meddelelsen integreres i virksomhedens øvrige forretningsprocesser. Løsningen må derfor ses som et første trin hen imod fuld integration i "browser-enden", så data også kan udveksles elektronisk med denne sides øvrige forretningsprocesser.
8. Virksomheder vil i stigende omfang anvende browser-EDI til selv at tilbyde "VANS-ydelser" samt tilbyde service/salg via Web-sider på Internettet. Det er ikke vurderingen, at dette vil mindske antallet af virksomheder, der anvender EAN-numre eller antallet og størrelsen af EDIFACT-forsendelser.
9. Moderne økonomistyringssystemer har et betydeligt potentiale i.f.m. at udvide anvendelsen af EDI. Der forestår betydelige opgaver i forbindelse med integration af EDI i virksomhedernes interne systemer.
10. Den offentlige sektor er i dag ikke den primære drivkraft indenfor EDIFACT-anvendelsen, når undtages MedCom-projektet (sundhedsområdet). Der er en række EDIFACT initiativer på vej i 1998, men hovedparten går i retning af fælles indberetning af data (datawarehousing og datamining) ved hjælp af EDI. En betydelig del af disse via browser-EDI. På EDIFACT-området savner vi endnu det fulde gennemslag.
11. Den offentlige sektor forventes i stigende omfang at anvende elektroniske indkøb ikke blot via Basis Indkøb, men også ved on-line booking og bestilling hos fx. DSB, SAS, hoteller, boghandlere, softwarefirmaer, konsulentvirksomheder, uddannelsesinstitutioner etc. Offentlige virksomheder/organisationer sigter typisk mod at få lettet de administrative byrder for egne arbejdsprocesser snarere end samarbejdspartneres.
12. Igangværende EDI-pilotprojekter i den offentlige sektor kan med fordel synliggøres overfor andre virksomheder, offentlige institutioner og brancheforeninger. Herved opnås en forstærket effekt i retning af yderligere EDI-anvendelse.
13. EDI-handlingsplanens betydning kan ikke umiddelbart kvantificeres, og selv om det ikke har været undersøgelsens formål direkte at måle effekterne af denne, tegner der sig alligevel et billede. For så vidt angår de store virksomheder (Danfoss, Grundfos, FDB m.v.) er det karakteristisk, at de ikke haft brug for EDI-handlingsplanen. De klarer sig fint uden, og har kunnet "pålægge" deres leverandører og speditører at anvende EDI. Derimod synes det klart, at EDI-handlingsplanen har været stærkt medvirkende til at EDI er kommet højere op på dagsordenen hos brancheforeninger og det offentlige. Interessen for EDI hos den helt overvejende del af medlemmerne i brancheforeningerne og hos langt de fleste offentlige organisationer har været meget ringe. I denne situation, hvor EDI-projekter har konkurreret med andre udviklingsprojekter (indførelse af SAP, år 2000 problemerne m.v.), har EDI-handlingsplanen i betydelig grad medvirket til at sætte EDI på dagsordenen gennem en stimulering af en række projekter, der ellers først ville været blevet etableret på et senere tidspunkt.
14. Potentialet for yderligere EDI-løsninger er mindre i finanssektoren end andre sektorer, idet bank og forsikring allerede har en udstrakt brug af EDI i proprietære formater. Realkreditinstitutternes kommende omlægning af al kommunikation mellem alle parter på realkreditmarkedet til en samlet EDIFACT-baseret Intranet løsning indikerer et skift i teknologi. Vi skønner, at der inden for de næste tre år vil være et potentiale for samlet vækst i EDI på 20-40% i bank-forsikring. Herudover forventes en kraftig vækst i de kunde-orienterede services via Internettet.
15. Potentialet for yderligere EDI-løsninger inden for transportsektoren, hvor man også har været igang i en række år, skønnes at være 20-40% inden for de næste tre år.
16. Potentialet for yderligere EDI-løsninger inden for produktion og handel er meget stort, da man på den ene side har relativt få applikationer, og da man på den anden side kan pege på særdeles store potentielle effektiviseringsgevinster. De eneste applikationer af nogen betydning findes i detailhandelen bagud i værdikæden mod leverandører, i store produktionsvirksomheder bagud i værdikæden mod deres leverandører, samt i landbruget. Bortset fra landbruget, hvor potentialet i de næste tre år vurderes til at være 30-40%, skønnes potentialet inden for de øvrige områder at være 70-95%. Med andre ord, vi forventer en særdeles stor vækst i EDI-applikationerne inden for den sektor.
17. Potentialet for yderligere EDI-løsninger i den offentlige sektor inden for de næste tre år vurderes ligeledes til at være meget betydeligt. Vi skønner over 50%.

Download

Selve publikationen er nu publiseret af Samfundslitteratur og derfor ikke længere tilgængelig for download i pdf-format (på Dansk; på Engelsk)

Download/ se appendix til publikationen i pdf-format (på Dansk)

Hvis du ikke allerede har acrobat reader,  download den nu.

Bestil

Samfundslitteratur har udgivet rapporten på papir i Juli 1998.   For mere information, send en e-mail til andersen@cbs.dk eller kontakt Samfundslitteratur

Om undersøgelsen

Denne rapport er blevet til på foranledning af en henvendelse fra Dansk EDI-Råd om at få foretaget en kortlægning af udviklingen i EDI i perioden 1995-1997 samt give et bud på anvendelsen af EDI i de kommende år.

Dataindsamlingen er foretaget i perioden 6. januar 1998 til den 2. april 1998. Via en samarbejdsaftale med Center for IT-forskning (CIT) foretages i perioden frem til 31. august 1998 yderligere interviews samt dataanalyse med henblik på at belyse omfanget af elektronisk handel i den offentlige og private sektor.

Der rettes en stor tak til VANS-operatører, virksomheder og offentlige organisationer for stor samarbejdsvillighed samt for deltagelse i interviews.

Studentermedhjælperne stud. merc. int. Lotte Mangor, stud. merc. Tine Bjørn-Andersen samt stud. merc. dat. Nina Christiansen har medvirket ved databehandling af det indsamlede materiale. Ansvaret for rapporten påhviler dog alene forfatterne lektor Kim Viborg Andersen (projektleder), professor Niels Bjørn-Andersen samt lektor Niels Christian Juul fra Institut for Informatik, Handelshøjskolen i København.

Alle spørgsmål vedr. undersøgelsen bedes rettet til Kim Viborg Andersen på tlf. 3815-2437 eller e-mail.